حيث يكفل حسن تحديد النوعيات والأعداد المناسبة من العمالة القيام بالأنشطة على خير وجه، وبأقل تكلفة. أما سوء هذا التحديد فيعني وجود عمالة غير مناسبة في الأعمال والوظائف، ووجود أعداد غير مناسبة منها أيضًا، ما يؤدي في النهاية إلى اضطراب العمل، وزيادة تكلفة العمالة عما يجب أن تكون.
ويعتمد تخطيط الاحتياجات من الموارد البشرية على مقارنة بسيطة بين ما هو مطلوب من العمالة وبين ما هو معروض منها داخل المنظمة، فإذا كانت نتيجة المقارنة وجود فائض في عمالة المنظمة وجب التصرف فيها، أما إذا كانت النتيجة وجود عجز، فإنه يجب توفيره.
وكأداء ومهمة ينظر إلى تخطيط الموارد البشرية بوصفه محاولة لتحديد احتياجات المنظمة من العالمين خلال فترة زمنية معينة، وهي الفترة التي يغطيها التخطيط، وهي سنة في العادة. وباختصار فإن تخطيط الموارد البشرية يعني أساساً تحديد أعداد ونوعيات العمالة المطلوبة خلال فترة الخطة.
وتنبع أهمية تخطيط الموارد البشرية من كونه يساعد على منع ارتباكات فجائية في خط الإنتاج والتنفيذ الخاص بالمشروع، ويساعد على التخلص من الفائض وسد العجز، وعلى تخطيط المستقبل الوظيفي للعاملين حيث يتضمن ذلك تحديد أنشطة التدريب والنقل والترفيه، كما يساعد تحليل قوة العمل المتاحة على معرفة أسباب تركها للخدمة أو بقائها فيها ومدى رضاها عن العمل.